Database dan Data Security

 

Keamanan dan privasi data saat ini merupakan tantangan yang sangat spesifik bagi dunia perbankan (Nurastuti, 2011). Pengelolaan data dan informasi bank, selain keakuratan dan kecepatan, harus mempertimbangkan aspek keamanan. Aspek tersebut sangat penting mengingat sebagian besar data bank adalah data keuangan yang dimiliki pihak eksternal yang jumlah dan lalu lintas datanya sangat fluktuatif dan cepat.

selengkapnya dapat dilihat di link berikut ini :

database dan data security

beberapa literatur terkait dengan database dan data security sebagai bahan dalam penulisan paper ini dintara blog-blog sebagai berikut :

http://blog.mindedsecurity.com/2011_05_01_archive.html

http://blog.greensql.com/2011/07/20/the-four-security-layers-of-a-web-environment/

http://blog.duosecurity.com/2010/12/brief-analysis-of-the-gawker-password-dump/

http://blog.moertel.com/articles/2006/12/15/never-store-passwords-in-a-database#respond

http://blog.alertsec.com/2011/02/laptop-theft-of-anglo-irish-banks-ceo/#respond

http://blog.appassure.com/blog/appassure-software/0/0/case-study-bank-data-security-with-appassures-replay-4/

http://blog.xero.com/2011/06/with-your-data-its-good-to-be-paranoid/

http://blog.absolute.com/citigroup-hack-leads-to-2-7m-consumer-losses/

http://blogs.sybase.com/dmallon/Mobile-Finance-and-Banking/mobile-banking-reducing-risk-and-ensure-security

http://www.bloggernews.net/117419

http://blog.lumension.com/?p=3287

Penerapan e-business di Indonesia

Persaingan usaha dewasa ini menuntut para pelaku usaha meningkatkan efektifitas dan efisiensi untuk mencapai tujuan perusahaan, yaitu meningkatkan laba dan keberlangsungan usaha.  Setiap perusahaan selalu mencari cara bagaimana untuk selangkah lebih maju dari pesaingnya, atau memiliki keunggulan kompetitif di industri yang digelutinya.  Salah satunya adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi (information tecnology, IT) dalam segala proses yang menunjang fungsional perusahaan diantaranya berupa kegiatan manajemen perencanaan sumberdaya perusahaan (enterprise resource planning, ERP), manajemen rantai pasok (supply chain management, SCM) dan manajemen hubungan konsumen (customer relationship management, CRM).

Banyak perusahaan yang menerapkan IT sebagai langkah strategis dalam menjalankan usahanya, dengan tujuan untuk berbagi sumberdaya informasi dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi.  Lou Gestner seorang CEO dari IBM merupakan orang yang memperkenalkan pertama kali istilah e-business, yaitu penggunaan internet dan jaringan lainnya serta teknologi informasi untuk mendukung e-commerce, komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan proses bisnis yang memanfaatkan kemampuan penggunaan jaringan (O’Brien, 2002).

E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi (Alter, 2002).  Sedangkan Menurut Soegoto (2009) e-business menjelaskan suatu organisasi yang mengeksploitasi potensial IT sepenuhnya untuk mempersingkat operasional dengan tujuan memberikan yang terbaik kepada konsumen.  e-business melibatkan jaringan internet, ekstranet dan intranet dalam kegiatan operasional perusahaan.

Tuntutan customer dewasa ini akan pelayanan yang lebih baik dalam proses, kinerja dan harga telah mendorong e-business dalam meningkatkan transaksi pembelian dan penjualan.  Garret dan Parrot (2005) menyebutkan ada 10 (sepuluh) trend utama yang mendorong e-business, yaitu :

  1. Kebutuhan akan kecepatan.
  2. Keinginan untuk melayani diri sendiri (self service).
  3. Kebutuhan akan nilai terbaik.
  4. Keinginan untuk peningkatan proses visibilitas.
  5. Kebutuhan customer servis yang sempurna.
  6. Fokus pada arsitektur usaha terpadu.
  7. Keinginan untuk aplikasi wireless.
  8. Kebutuhan akan pemusatan infrastruktur.
  9. Fokus pada kemitraan dan outsorcing.
  10. Keinginan untuk distribusi virtual.

Saat ini telah berkembang banyak software yang mendukung e-business dalam membantu mengelola perusahaan.  Secara garis besar sistem pengelolaan e-business perusahaan terdiri dari Enterprise Business System dan Functional Business System.

 A.      ENTERPRISE BUSINESS SYSTEM

Enterprise business system terdiri dari Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Enterprise Resource Planning (ERP), Enterprise Collaboration Systems (ECS), Enterprise Application Integration (EAI) dan Transaction Processing System (TPS).  Arsitektur aplikasi perusahaan menggambarkan hubungan internal dari aplikasi major cross-functional perusahaan yang saat ini sudah banyak diterapkan di perusahaa-perusahaan (gambar di bawah ini). 

 1.         Customer Relationship Management (CRM)

Tujuan utama dari CRM adalah untuk lebih mengenal dan mengerti setiap konsumen sehingga dapat diketahui tindakan/perlakuan apa yang perlu diberikan untuk dapat lebih meningkatkan royalitas konsumen dan keuntungan perusahaan.  CRM menjadi sangat penting karena berhubungan langsung dengan konsumen untuk mendapatkan dana dari kegiatan penjualan baik barang maupun jasa.  Saat ini konsumen dapat dengan sangat mudah untuk mencari informasi perusahaan lain dalam industri yang sama dan berpindah ke pesaing.  Sehingga CRM tidak hanya bagaimana perusahaan mendapatkan pelanggan baru, tetapi lebih kepada bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan dan mempertahankannya.  Keunggulan dalam CRM merupakan keunggulan kompetitif bagi suatu perusahaan.

Chen dan Povovich (2003) dalam Kimiloğlu dan Zarali (2008) menyatakan CRM adalah pendekatan terintegrasi dalam mengelola hubungan konsumen melalui kombinasi tiga komponen penting, yaitu manusia, proses dan teknologi.

Menurut O’Brien (2002) CRM merupakan kegiatan untuk mengelola seluruh hubungan konsumen yang melibatkan dua tujuan terkait, yaitu  :

  1. Untuk menyediakan organisasi dan karyawan yang berhubungan langsung dengan konsumen sebuah pandangan yang lengkap dari setiap konsumen pada setiap poin penting meliputi semua saluran (channel),
  2. Untuk menyediakan konsumen sebuah pandangan yang lengkap mengenai perusahaan dan saluran yang diperluas.

Sedangkan tiga fase hubungan antara bisnis dan konsumen adalah sebagai berikut (terlihat seperti dalam gambar di bawah  ini), yaitu :

  1. Acquire (memperoleh konsumen), bisnis tergantung kepada software dan database untuk membantu memperoleh konsumen baru dengan melakukan pengelolaan kontak, prospek penjualan, penjualan, pemasaran langsung dan pemenuhan permintaan.
  2. Enhance (meningkatkan konsumen), software CRM membantu menjaga konsumen selalu senang melalui dukungan pelayanan yang sangat responsif, tim penjualan dan pelayanan khusus dengan rekan bisnis yang terhubung.
  3. Retain (mempertahankan konsumen), software CRM membantu perusahaan secara proaktif  mengidentifikasi dan memberikan kepada konsumen yang loyal dan menguntungkan untuk dipertahankan serta memperluas bisnis perusahaan melalui targeted marketing dan relationship marketing programs.

 Contoh penerapan CRM di indonesia adalah apa yang telah dilakukan oleh PT Nutrifood Indonesia, perusahaan yang dikenal dengan produknya, antara lain NutriSari dan Tropicana Slim yang menggunakan software Microsoft CRM.  Dengan software ini PT. Nutrifood Indonesia semakin efektif merespon keluhan pelanggan sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan penjualan.

Pada mulanya selama bertahun-tahun CRM dilakukan secara manual, yaitu dengan cara keluhan yang disampaikan yang umumnya melalui telpon dicatat di atas kertas oleh petugas, baru kemudian dimasukkan ke database untuk ditindaklanjuti.  Penanganan keluhan seperti ini memiliki kelemahan karena tergantung ketelitian karyawan dalam mencatat dan mengirimkan pesan keluhan kepada brand manager dan unit lainnya

Saat ini dengan aplikasi Microsoft CRM, begitu customer selesai telepon ke customer call center Nutrifood, e-mail pemberitahuan dan alur kerja (workflow) penyelesaian keluhan berjalan secara otomatis, sehingga semua orang yang terkait di Nutrifood langsung tahu. Proses kerja makin efisien dan bisa lebih baik mendeteksi dan menanggapi masalah yang ada.

Selain otomatisasi dan efisiensi penanganan keluhan, manfaat lain didapat adalah kecepatan dalam proses pencarian data pelanggan dari database.  Sebagai contoh, jika sebelumnya perlu waktu sekitar dua jam untuk mencari nama-nama konsumen yang akan dikirimi majalah internal, kini hanya memakan waktu 15 menit. Selain itu, dulu untuk memenuhi permintaan bagian riset di lapangan mengenai list candidate for research perlu waktu sampai dua jam, sekarang hanya memakan waktu sekitar 10 menit.

Kehadiran Microsoft CRM, bukan hanya digunakan untuk penanganan keluhan saja, melainkan dapat digunakan oleh bagian marketing dan promosi untuk mengembangkan dan mengeksekusi berbagai strategi marketing. Sehingga nantinya akan terintegrasi marketing communications dengan CRM. Ujungnya, pelanggan pun makin menjadi raja yang puas, dan penjualan bisa meningkat.

2.         Supply Chain Management (SCM)

SCM adalah sistem lintas fungsi dalam perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu dalam mendukung dan mengelola hubungan antara beberapa proses kunci bisnis perusahaan dengan pemasok, konsumen dan rekan bisnis.  Tujuan CRM adalah untuk menciptakan kecepatan, efisiensi dan jaringan yang murah dari hubungan bisnis, atau rantai pasokan untuk mendapatkan produk dari konsep ke pasar. (O’Brien, 2002)

Menurut Heizer dan Rander (2004) dalam Siagian (2005) SCM merupakan kegiatan pengelolaan kegiatan-kegiatan dalam rangka memperoleh bahan mentah menjadi barang dalam proses atau barang setengah jadi dan barang jadi kemudian mengirimkan barang tersebut ke konsumen melalui proses distribusi.

Contoh penerapan SCM di Indonesia adalah penerapan SCM pada PT Frisian Flag Indonesia (FFI).  FFI memulai operasinya di Indonesia tahun 1971, memproduksi dan memasarkan produk berbagai jenis susu, mulai dari susu bubuk, susu cair siap minum, hingga susu kental manis sebagai produk andalannya.  FFI merupakan bagian dari Grup Royal Friesland Foods (sebelumnya Friesland Coberco Dairy Foods) yang berkantor pusat di Belanda.

Tujuh – delapan tahun lalu sistem inti yang digunakan FFI untuk menopang proses bisnis (termasuk produksi) di perusahaan susu masih bersifat semiotomatis, dengan mengimplementasi Prism sebagai sistem back office. Sistem ini dipakai untuk penjadwalan produksi ataupun purchasing order. Akan tetapi FFI tidak mengimplementasi modul Material Resources Planning (MRP), sehingga monitoring pengadaan barang mesti dicek langsung oleh user ke sistem. Setelah itu, user dari bagian pengadaan memutuskan kapan pengadaan bahan mentahnya harus dilakukan. 

Sementara itu, untuk keperluan logistik hingga transportasi ditambahkan submodul tersendiri ke dalam Prism. Untuk memperoleh pelaporan, semua data harus dipindahkan ke aplikasi keuangan yang dipakai FFI. Untuk menggabungkan laporan dan sejumlah simulasi yang dianggap penting (seperti manajemen akuntansi), harus dikonversi ke format spreadsheet. Sementara sistem yang ada cenderung untuk melakukan pencatatan, ketimbang proses pengolahan yang lebih kompleks. 

Akibat belum terintegrasinya sistem secara otomatis tersebut, beragam persoalan pun muncul. Mulai dari pengadaan, produksi hingga pengiriman dan penjualan produk. Sharing informasi tidak berjalan mulus dan perencanaan kolaboratif pun terhambat. Padahal, masalah kecepatan dan ketepatan data dalam informasi yang hendak disajikan merupakan sesuatu yang sangat penting. Tanpa sistem yang terintegrasi dan otomatis, penyajian informasi berjalan lambat. Begitu pula penyusunan laporan dan simulasi prediksi untuk jangka waktu tertentu tidak mudah dilakukan.  Hal ini disebabkan semua data harus di-download, kemudian diolah dengan program lain yang digunakan oleh bagian yang bersangkutan.

Untuk mengatasi masalah yang muncul FFI berinisiatif untuk mengaplikasi electronic-Supply Chain Management (e-SCM) yang berjalan paralel dengan ERP. “Tahap awal penerapan e-SCM di FFI diparalelkan dengan penerapan ERP. Tujuannya untuk mendapatkan beberapa keuntungan pada saat yang bersamaan.

Pembenahan dan modernisasi sistem di FFI mulai dilakukan pada 2003, sejalan dengan penggabungan (merger) ketiga unit usaha yakni FFI, Foremost Indonesia, dan Tesori Mulia.  FFI melakukan konsolidasi aplikasi bisnis yang digunakan dan infrastrukturnya, mulai dari server, jaringan, fasilitas e-mail dan infrastruktur TI lainnya.  Tim TI juga membentuk unit help-desk untuk melayani user dengan menggunakan aplikasi yang dibangun sendiri.  

Selain itu dilakukan pula pengembangan dan penerapan sistem secondary sales berbasis Web untuk sekitar 150 distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Aplikasi itu untuk mendukung aktivitas distributor dalam melakukan transaksi penjualan pada pelanggan mereka. Selain itu  digunakan aplikasi Business Analyzer berbasis Oracle untuk keperluan finansial dan penjualan.

Dukungan TI ditingkatkan untuk kedua pabrik FFI di Pasar Rebo dan Ciracas, serta cabang-cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Terutama pada cabang besar yang terhubung menggunakan fasilitas Multi Protocol Label Switching (MPLS) dari XL. Redundansi dilakukan pada Local Area Network (LAN) dan  antara cabang dan kantor pusat. Dengan begitu, jika terjadi gangguan pada salah satu koneksi, secara otomatis perangkat switch over akan bekerja. Pasalnya, perusahaan ini menggunakan dua network provider yang berbeda. Tujuannya supaya tidak ada interupsi akibat terputusnya koneksi.

Fasilitas remote access diberikan FFI kepada kalangan mobile user. Sementara itu, untuk meningkatkan keamanan (jaringan), selain menggunakan Virtual Private Network (VPN), juga diterapkan token card seperti yang lazim digunakan pelaku transaksi e-Banking

Untuk berhubungan dengan para mitra bisnis (terutama kalangan key account seperti hypermarket dan supermarket), FFI menerapkan sistem Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR).  Proses integrasi dilakukan bertahap untuk masing-masing mitra usaha.  Di tahap awal difokuskan pada key account besar, seperti Carrefour dan Giant. Penerapan CPFR memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak, antara lain berupa peningkatan service level, pertumbuhan penjualan melalui penurunan rasio lost sales akibat kekurangan stok, pengendalian working capital terkait stok, dan peningkatan akurasi peramalan (forecast). 

Saat ini FFI dalam tahap akhir penerapan sistem traceability dengan menggunakan pemindai bar code dan teknologi Radio Frequency Identification (RFID).  Mencakup tahapan mulai dari bahan baku yang diterima dari pemasok, kemudian dimasukkan ke dalam proses produksi, sampai menjadi barang jadi. Sistem ini mendukung pelacakan jika terjadi gangguan pada material atau hal lainnya.

RFID diperlukan karena label bar code yang ada tidak bisa menyimpan data dinamis, dan tidak bisa diperbarui selama proses produksi yang juga membutuhkan suhu tinggi. Oleh karena itu, FFI membangun jaringan wireless di seluruh pabriknya, sehingga data yang diterima pemindai bar code dapat segera masuk ke dalam database.  

Pengembangan ke depan SCM di FFI antara lain: penyiapan antarmuka (interface) dan pertukaran data (data interchange) dengan mitra usaha, pembangunan web store, penggunaan PDA untuk para sales-nya, penyiapan sistem e-procurement dan e-marketplace, serta beragam platform kolaborasi lainnya. 

3.         Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP merupakan sistem informasi yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan manufaktur maupun jasa.

ERP adalah tulang punggung teknologi e-bisnis, transaksi perusahaan kerangka kerja yang luas dengan link ke pemrosesan order penjualan, manajemen persediaan dan control, produksi dan perencanaan distribusi, dan finance (O’Brien, 2002).  Karakter Sistem ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.  Berikut adalah contoh bagan penerapan ERP dalam industri manufacturing.

Contoh penerapan ERP di Indonesia adalah PT Frisian Flag Indonesia (FFI).   Pada 2005, FFI mulai mengimplementasi sebuah sistem ERP baru, yaitu SAP untuk menggantikan Prism karena sudah tidak bisa lagi menopang kelangsungan bisnis. SAP adalah perusahaan yang memiliki pangsa pasar (marketshare) terbesar di dunia untuk software ERP.

Tahap awal, implementasi dilakukan pada fungsi SDM dengan modul struktur organisasi, personalia, time management dan payroll.   Kemudian secara regional diterapkan secara bersama-sama modul penjualan, distribusi, produksi, finansial, dan lainnya. Namun beberapa fungsi seperti Secondary Sales dan Plant Maintenance belum menggunakan ERP ini.

Aplikasi ini didukung infrastruktur yang memadai, berupa: firewall, switch, wireless dan network device lainnya dengan menggunakan Cisco, serta server dan workstation yang andal. Untuk mendukung kelangsungan bisnis dibangun pula sistem disaster recovery. Aplikasi ini mempunyai sarana pendukung supaya aplikasi kritikal tetap berjalan jika terjadi ancaman yang berbentuk bencana di kantor pusat. 

Sebelum menerapkan ERP, persiapan dilakukan dengan melengkapi master data para pemasok, pelanggan, hingga material,  juga data pendukung, seperti Lead Time, Safety Stock, Order Point, Delivery Window Time, dan informasi lainnya.

Untuk melakukan pertukaran data secara elektronis antara sistem FFI dan para logistic provider dipakai aplikasi middleware (EAI).  Alur proses dari FFI ke logistic provider ini meliputi: pengiriman produk jadi (finished goods) dari pabrik ke Main Distribution Centre (MDC), lalu dari MDC ke gudang cabang, dan seterusnya hingga ada bukti penerimaan barang dari pelanggan.

Sistem bar code diterapkan pada barang jadi, dengan demikian setiap bagian produksi menghasilkan barang jadi, secara otomatis dihasilkan pula label bar code yang ditempelkan di setiap valet barang jadi. Hal ini untuk mengurangi proses entry data, sehingga mempercepat proses dan meningkatkan akurasi, terutama saat mengirimkan barang dari pabrik ke MDC. 

4.         Enterprise Collaboration Systems (ECS)

Enterprise collaboration systems (ECS) adalah system informasi lintas fungsional untuk meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kolaborasi diantara anggota dari tim bisnis dan kelompok kerja (O’brien, 2002).   ECS Menggunakan alat groupware, internet, intranet, extranet dan jaringan komputer lainnya.

Tujuan utama ECS adalah memungkinkan anggota bekerja bersama dengan lebih mudah dan effektif, sehingga menolong pengguna dengan cara :

  1. Komunikasi, saling memberi informasi sesama anggota tim.
  2. Koordinasi, koordinasi hasil tugas pribadi dan sumberdaya dengan sesama anggota tim.
  3. Kolaborasi, bekerja sama dalam proyek kerjasama dan tugas-tugas lainnya.

Kemampuan dan potensi internet, intranet dan ekstranet mendorong kebutuhan akan alat kolaborasi perusahaan yang lebih baik dalam bisnis.  Beberapa contoh software alat kolaborasi perusahaan yang diterapkan oleh Bank Sinarmas (www.banksinarmas.com) dalam menjalankan bisnisnya adalah sebagai berikut :

1.  Alat komunikasi elektronik yang memungkinkan secara elektronik pengiriman pesan, dokumen, file dalam data, suara, dan multimedia menggunakan jaringan computer.  Alat-alat yang digunakan diantaranya:

  • E-Mail digunakan oleh sesama pegawai dan manajemen bank sinar mas dalam berkomunikasi untuk menunjang kegiatan perusahaan.  Email juga dapat digunakan nasabah dan calon nasabah untuk konfirmasi, pertanyaan, komplain dan lain sebagainya.
  • Voice mail digunakan untuk transaksi valas dan treasury (peminjaman dana dengan bank lain).
  • Web publishing informasi merupakan web site Bank Sinar Mas yang menyajikan informasi dan fitur-fitur layanan.
  • Fax
  • Telepon digunakan untuk komunikasi antar karyawan bank sinar mas maupun nasabah dan calon nasabah.  Voip digunakan hanya untuk kalangan internal bank sinar mas dalam berkomunikasi.

2.  Alat konferensi elektronik digunakan oleh sekelompok orang dalam melakukan komunikasi dan kolaborasi untuk bekerja bersama.  Metode konferensi yang beragam memungkinkan angota tim dan group kerja pada lokasi yang berbeda dapat bertukar pikiran/ide secara interaktif pada waktu yang sama atau pada waktu yang berbeda.  Alat konferensi elektronik yang digunakan bank sinar mas diantaranya adalah :

  • Forum diskusi, antar karyawan dalam divisi menggunakan portal intranet
  • Pertemuan/rapat secara elektronik,  menggunakan chating tools internal bank sinar mas.

3.  Alat manajemen kerja kolaboratif, membantu dalam menyelesaikan atau mengatur aktivitas kelompok kerja.  Alat manajemen kerja kolaboratif yang digunakan bank sinar mas diantaranya adalah :

  • System aliran kerja, berupa standard operating procedure (SOP), ketentuan dan prosedur kerja (KDPK)  serta standard operation manual (SOM)
  • Calendering, berupa penjadwalan berbagai macam laporan dengan system reminder.
  • Task and project management, berupa pemdivisi tugas ke setiap divisi serta akses data dan informasi terbatas sesuai divisi dan kewenangan personal.
  • Knowledge manajemen, berupa transfer knowledge baik tacit maupun explicit melalui telpon, portal intranet, internal chat, email (contoh : economic review) dan lain-lain.
  • Document sharing berupa rekening online yang di-sharing antar cabang atau divisi, tapi akses data sesuai dengan kewenangan

Sebagai gambaran klasifikasi groupware yang bekerja bersama dapat menggunakan Grudin’s Time Space Matrix yang dikembangkan oleh Grudins, berdasarkan :

  1. Kapan partisipan bekerja, pada waktu yang sama atau berbeda (known or unknown times)
  2. Dimana partisipan bekerja, pada tempat yang sama atau berbeda (known or unknown place)

Grudins time space matrix yang ada dalam operasional Bank Sinar Mas adalah sebagai berikut :

  Same time Differen times, known Differen times, not known
Same place Ruang rapat Security work shift Layar lcd
Differen place, known conference by phone, 2 persons e-mail Surat edaran dan memo internal
Differen place, unknown Chatting Dalam Internal Portal Bulletin -

 

  • Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang sama dan waktu yang sama adalah rapat yang dilakukan pada ruang pertemuan.
  • Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang sama dan waktu yang berbeda dengan waktu  diketahui adalah work shift yang dilakukan oleh security.
  • Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang sama dan waktu yang berbeda dengan waktu tidak diketahui adalah layar lcd yang menampilkan jenis produk, keunggulan Bank Sinar Mas dan merchant yang bekerja sama.
  • Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang berbeda dengan tempat diketahui dan waktu yang sama adalah telepon yang digunakan dalam konferensi yang dilakukan oleh 2 orang.
  • Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang berbeda dengan tempat diketahui dan waktu yang berbeda dengan dengan waktu diketahui adalah e-mail.
  • Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang berbeda dengan tempat diketahui dan waktu yang berbeda dengan waktu yang tidak diketahui adalah surat edaran dan memo internal.
  • Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang berbeda dengan tempat tidak diketahui dan waktu yang sama adalah chatting yang dilakukan melalui internal portal Bank Sinar Mas.
  • Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang berbeda dengan tempat tidak diketahui dan waktu yang berbeda dengan waktu yang diketahui adalah bulletin elektronik dalam format  pdf yang biasanya disebar melalui email.

 5.         Enterprise Application Integration (EAI)

Penggunaan software EAI memungkinkan aplikasi dari proses e-business dapat saling terhubung, aplikasi bagian back office dan front office akan terhubung secara sempurna.  Menurut Sudewa (2004) sebuah perusahaan berskala besar di Indonesia akan memiliki lebih dari satu aplikasi perangkat lunak, sehingga diperlukan EAI.  Sebuah bank berukuran sedang di Indonesia paling tidak akan memiliki satu perangkat lunak untuk :

  • CIS (Customer Information System)
  • Sistem Branch Teller
  • Sistem Credit Card
  • Sistem Loan
  • Sistem Giro (Corporate Banking)
  • Sistem Tabungan (Consumer Banking)
  • Internet Banking
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Accounting
  • Procurement
  • Human Resources

Dalam industri perbankan di Bank Sinar Mas digunakan software Temenos dan S-one yang menghubungkan beberapa sistem tertentu dengan fungsi yang berbeda.  Dari beberapa sistem yang tertera dalam daftar di atas hanya sistem human resource yang belum terintegrasi dengan sistem lainnya menggunakan software Temenos dan S-one.

Contoh penggunaan sistem EAI di industri manufakturing adalah system pertukaran data secara elektronis antara sistem Frisian Flag Indonesia (FFI) dan para logistic provider yang menggunakan aplikasi middleware (EAI).  Alur proses dari FFI ke logistic provider ini meliputi: pengiriman produk jadi (finished goods) dari pabrik ke Main Distribution Centre (MDC), lalu dari MDC ke gudang cabang, dan seterusnya hingga ada bukti penerimaan barang dari pelanggan.

6.         Transaction Processing System (TPS)

TPS adalah sistem informasi lintas fungsional yang memproses data yang dihasilkan dari kejadian transaksi bisnis (O’Brien, 2002). 

Di Indonesia TPS dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan .  dalam industri rirel di Indonesia TPS memproses data transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori, termasuk juga membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan.

 B.       FUNCTIONAL BUSINESS SYSTEM

Enterprise Business System merupakan Sistem informasi yang digunakan untuk mendukung setiap fungsi dari bisnis yang harus dicapai perusahaan jika ingin sukses (O’Brien, 2002).  Fungsi dari bisnis terdiri dari marketing, human resource management, finance, accounting dan production/operation.  Sistem informasi dalam functional business system akan terkait dengan sistem informasi dalam  enterprise business system.

1.   Marketing (Pemasaran)

Pemasaran melakukan peran yang sangat penting dalam kegiatan bisnis perusahaan.  Fungsi pemasaran dalam bisnis dipusatkan pada penentuan harga, promosi dan penjualan dari produk yang ada saat ini di pasar yang ada saat ini selain pengembangan produk baru dan pasar baru untuk lebih menarik dan melayani konsumen yang ada dan konsumen potensial (O’Brien, 2002).

 Kegiatan pemasaran erat kaitannya dengan CRM dimana kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama dari CRM dapat meningkatkan penjualan bukan hanya dari konsumen baru tetapi dari konsumen lama yang loyal.  Dalam kegiatan pemasaran konsumen diposisikan sebagai “raja”, artinya produsen sebagai pelayan wajib memberikan segala bentuk kemudahan, kualitas pelayanan, jaminan keamanan, kecepatan, rasa dihargai sebagai konsumen dan lain sebagainya.  Teknologi informasi yang berkembang saat ini dan system informasi yang digunakan oleh perusahaan memungkinkan perusahaan dapat memberikan yang terbaik kepada pelanggan.

Contoh system pemasaran yang marak dikembangkan oleh perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi adalah kegiatan e-commerce. Sebagai contoh apa yang telah dikembangkan oleh toko-toko online seperti bhineka.com, belibarang.com, plasa.com dan masih sangat banyak lagi toko online sejenis lainnya.  Konsumen dapat dengan mudah meng-eksplore segala jenis barang yang dibutuhkan dari berbagai macam produsen.

Selain itu saat ini bisa dikatakan semua perusahaan telah memiliki web site masing-masing.  Web site dapat berfungsi untuk memperkenalkan perusahaan dan produk-produknya, interaksi dengan konsumen, mensosialisasikan program dan yang terpenting sebagai sarana pemasaran. 

2.         Production (Produksi)

Produksi dapat dibedakan berdasarkan jenis industri, dimana industri manufaktur menghasilkan barang (goods) dan industri jasa menghasilkan jasa (services). Russel dan Taylor (2003) menuliskan ciri-ciri produk jasa sebagai berikut :

  1. Jasa bersifat tidak kasat mata
  2. Keluaran jasa adalah variabel. Karena beragamnya pelayanan dan permintaan pelanggan yang sangat tergantung kebutuhan mereka
  3. Jasa melibatkan kontak pelanggan dengan frekuensi yang leih tinggi
  4. Jasa bersifat perishable. Karena tidak dapat disimpan, sehingga waktu dan tempat penyampaian jasa menjadi penting.
  5. Pelanggan  tidak memisahkan antara jasa itu sendiri dengan penyampaiannya.
  6. Jasa cenderung terdesentralisasi dan tersebar tergantung dimana jasa itu disampaikan.
  7. Jasa dikonsumsi lebih sering daripada produk
  8. Jasa sangat mudah ditiru

Contoh penggunaan system produksi dalam industri jasa adalah implementasi TI di bank perkreditan rakyat (BPR) Surya Yudha, yang belum lama ini mengupgrade infrastruktur TI dan core banking-nya dalam rangka memperluas jaringannya.  Untuk mendukung upaya tersebut, BPR Surya Yudha menjatuhkan pilihannya pada server IBM System i model 525. Satu unit server ini digelar sebagai mesin produksi yang ditempatkan di data centernya di kantor pusat. Unit ini menjalankan solusi core banking WINCore dari PT Warna Bintang Kreasi untuk melayani transaksi perbankan sekitar 130.000 nasabah BPR Surya Yudha dari 18 kantor cabang dan 37 kantor kasnya yang tersebar di lima kabupaten, yakni Purwokerto, Purbalingga, Banjarnegara, Wonosobo dan Temanggung.

”System i ini dipilih karena kapasitasnya yang besar serta bersifat scalable, sehingga mampu mengantisipasi pertumbuhan bisnis 10 sampai 20 tahun ke depan. BPR Surya Yudha juga menggelar unit kedua IBM system i yang sama sebagai sistem backup untuk fasilitas disaster recovery center (DRC) di kantor cabangnya di Purwokerto.  TI baru ini juga akan dimanfaatkan untuk mendukung host-to-host interface ATM co-branding yang akan dibangun BPR Surya Yudha bekerjasama dengan Bank International Indonesia (BII) dan mendukung layanan mobile banking PonselPay.

Penggunaan TI ini berdampak juga terhadap kepuasan Bank Indonesia karena saat ini BPR Surya Yudha dapat menyampaikan laporan lebih akurat dan tepat waktu.

Dalam industri manufaktur sistem produksi terkait erat dengan sistem ERP dan SCM.  Sistem CRM terkait dengan research and development dalam rangka pengembangan produk.

 3.         Human Resource Management (HRM)

Fungsi Manajemen sumber daya manusia (SDM) melibatkan perekrutan, penempatan, evaluasi, kompensasi, dan pengembangan karyawan.  Sistem yang dikembangkan dalam HRM mendukung secara strategis, taktis dan operasional dari sumberdaya manusia dalam perusahaan tersebut.  Tujuan dari manajemen sumberdaya manusia adalah penggunaan sumberdaya manusia yang efektif dan effisien dalam suatu perusahaan (O’Brien, 2002). 

Di Indonesia saat ini teknologi informasi dalam hal ini internet telah digunakan berbagai perusahaan besar dalam kegiatan recruitmen pegawainya.  Internet memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan calaon karyawan yang terbaik bukan hanya dari suatu wilayah tertentu namun secara global (world wide).  Proses pengiriman surat lamaran dan komunikasi dengan calon karyawan dapat dilakukan secara elektronik (melalui email), bahkan proses wawancara dapat dilakukan secara online (melalui skype, yahoo messenger dan lain-lain) sehingga lebih efisien.

Contoh sistem informasi HRM yang dikembangkan di Indonesia adalah OrangeHRM (www.office.orangehrm-indonesia.org) yang merupakan software Open Source untuk mengelola Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS-Human Resource Information System).  Dengan berkembangnya aplikasi opensource berbasis web, maka manajemen pengolahan informasi telah bergeser menuju aplikasi yang murah, mudah dan user friendly.

Perusahaan-perusahaan besar saat ini juga telah mengadaptasi intranet sebagai bagian dari sitem HRM, contohnya dalam kegiatan absensi, penilaian kinerja, dan lain sebagainya.

4.         Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information System)

Sistem informasi Akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan (Widjajanto, 2001).  Computer-based accounting system melakukan penyimpanan dan pelaporan alur dana dalam organisasi dalamm basis historical dan menghasilkan financial statement yang penting (O’Brien, 2002).

Contoh penggunaan software sistem akuntansi di indonesia adalah software akuntansi MAS (www.mas-software.com) yang memberikan manfaat berupa pembukuan menjadi mudah dan cepat, dapat diselesaikan dengan beberapa klik mouse,  laporan juga sangat mudah untuk ditampilkan di layar komputer untuk di analisa, maupun dicetak.  

Software akuntansi membantu dalam pembuatan laporan keuangan, neraca, laba rugi, cash flow perusahaan, general ledger dan juga fasilitas lainnya yang memudahkan juru akuntan dan para pimpinan perusahaan.

Banyak perusahaan IT yang mengembangkan software akuntansi termasuk SAP sebagai perusahaan besar yang terlibat dalam industri ini.

5.         Sistem Manajemen Finansial (Financial Management System)

Computer-based financial manegement system mendukung para manajer dan profesional dalam mengambil keputusan, berdasarkan pendanaan bisnis dan pengalokasian dan kontrol sumber pendanaan dalam bisnis (O’Brien, 2002).

Contoh penerapan software financing di Indonesia adalah yang dikembangkan SAP Financing (www.sap.com/indonesia) yang menyediakan software juga menyediakan hardware, perawatan dan pelayanan.

Pengelolaan bisnis dengan menggunakan e-business secara nyata telah memberikan dampak yang luar biasa dalam efektifitas dan efisiensi sehingga mempermudah mencapai tujuan perusahaan.  Banyak perusahaan telah berhasil menerapkan e-business ini namun tidak sedikit yang gagal.

Kegagalan utamanya disebabkan karena ketidaksiapan perusahaan untuk menyesuaikan struktur operasi dari sistem bisnis dan fungsi bisnis perusahaan dengan sistem informasi yang digunakan.  Sehingga bagi perusahaan yang akan menerapkan e-business dalam usahanya harus melakukan penyesuaian struktur operasi dari sistem bisnis dan fungsi bisnis perusahaan dengan demikian sasaran penggunaan e-business untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dapat tercapai.

 

DAFTAR PUSTAKA

A. Mohammad B.S.  2007.  Kecanggihan di Balik Manisnya Susu Bendera.  SWASEMBADA

Alter, Steven.  2002.  Information System: Foundation of E-Business. Prentice Hall.

Kımıloğlu, Hande  dan Zarali, Hülya.  2008.   What signifies success in e-CRM? Department of Management Information Systems, Bogazici University, Istanbul, Turkey.

Krajewski LJ, Ritzman LP, dan Malhotra MK. 2007. Operation Management Process and Value Chains Eight Edition. Pearson Education Inc., New Jersey.

 Majalah SWA edisi NO. 23/XXI/10-23 November 2005. Nutrifood Indonesia, Memuaskan Pelanggan Dengan Microsoft CRM.

 Mardi. 2011.  Sistem Informasi Akuntansi.  Ghalia Indonesia. Bogor.

 Nurastuti, W. 2011.  Teknologi Perbankan. Edisi Pertama- Graha Ilmu. Yogyakarta

 O’Brien, J A. 2002. Introduction to Information Systems. MgGraw-Hill Inc, New York.

 Russel RS dan Taylor BW. 2003. Operation Management Fourth Edition. Pearson Education Inc., New Jersey.

 Siagian, Yolanda.  2005 Aplikasi Supply Chain Management.  Grasindo.

 Stock JR dan Lambert DM. 2001. Strategic Logistic Management Fourth Edition. McGraw-Hill Irwin, Singapore.

 Widjajanto, N . 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Erlangga. Jakarta

 http://sttdb.wordpress.com/2009/12/04/pengertian-tps-transaction-processing-systems/

 http://www.ebizzasia.com/eBizzAsiaV02/index.php?option=com_content&task=view&id=2534&Itemid=5